Zásady ochrany osobních údajů
Jak chráníme vaše soukromí při organizaci offline akcí
Tento dokument popisuje, jak eventová agentura Top Corner CZ zpracovává, využívá a chrání osobní údaje klientů a jejich hostů v souvislosti s organizací firemních akcí, teambuildingů, soukromých oslav, pokerových tematických večerů a dalších offline společenských setkání.
Úvod do zásad ochrany osobních údajů
Tyto zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jakým způsobem naše eventová agentura Top Corner CZ zpracovává osobní údaje klientů, obchodních partnerů a účastníků akcí v souvislosti s organizací offline společenských akcí, zejména firemních akcí, teambuildingů, firemních večírků, oslav narozenin, soukromých oslav, tematických večerů a pokerových večerů s offline pokerovým stolem, hosty a zajištěnou atmosférou.
Naší prioritou je profesionální organizace akcí na místě, koordinace venue, dekorací, cateringu, moderátorů a entertainmentu. Neposkytujeme služby hazardních her ani online poker. Veškeré využití osobních údajů se vztahuje výhradně k organizaci a realizaci těchto fyzicky probíhajících eventů a k související komunikaci s vámi.
Prosíme, abyste si tyto zásady pečlivě přečetli. Pomohou vám porozumět tomu, jaké údaje o vás zpracováváme, proč je potřebujeme, jak s nimi nakládáme a jaká máte v souvislosti se svými osobními údaji práva.
Správce osobních údajů
Správcem vašich osobních údajů je:
Top Corner CZ s.r.o.
IČO: 01234567
Sídlo: Charcoal Street 10, 110 00 Praha 1, Česká republika
Eventová agentura Top Corner CZ odpovídá za to, že vaše osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s platnými právními předpisy, zejména s Nařízením (EU) 2016/679 (GDPR) a příslušnými zákony České republiky.
Kontaktní údaje správce
V případě jakýchkoliv dotazů týkajících se ochrany osobních údajů nebo uplatnění vašich práv se na nás můžete obrátit:
E-mail: [email protected]
Telefon: +420 601 472 836
Web: https://topcornercz.com
Pro rychlejší vyřízení můžete využít také kontaktní formulář na našem webu a uvést, že se váš dotaz týká ochrany osobních údajů.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů
Rozsah osobních údajů, které o vás zpracováváme, závisí na tom, jakým způsobem s námi spolupracujete – zda pouze poptáváte organizaci akce, uzavíráte smlouvu, účastníte se firemního teambuildingu nebo soukromé oslavy, či využíváte náš kontaktní formulář.
Údaje při poptávce a rezervaci služeb
- identifikační údaje: jméno a příjmení, případně název společnosti, IČO, fakturační údaje
- kontaktní údaje: e-mailová adresa, telefonní číslo
- údaje o akci: typ akce (např. firemní akce, teambuilding, oslava narozenin, soukromá oslava, pokerový večer), předpokládaný počet hostů, datum a místo konání, preferovaný program, časový harmonogram
- komunikační údaje: obsah e-mailové a telefonické komunikace, poznámky k požadavkům na catering, dekorace, karetní salonek, pokerový stůl a další doplňkové služby
Údaje o účastnících akcí
V některých případech získáváme vybrané osobní údaje také o účastnících akcí. Typicky jde o:
- jména a příjmení nebo seznam hostů (např. pro účely prezence, seating plánu či rozdělení týmů při teambuildingu)
- specifické požadavky: informace o alergiích a dietních omezeních v souvislosti s cateringem, organizační preference (např. rozdělení týmů pro turnajový večer s offline pokerem)
Tyto údaje vždy zpracováváme v nezbytném rozsahu a primárně na základě pokynů objednatele akce (např. vaše společnost jako organizátor firemního večírku).
Technické a analytické údaje
Při návštěvě našich webových stránek mohou být zpracovávány také technické údaje:
- IP adresa a základní informace o zařízení a prohlížeči
- logy přístupů a chybových hlášení
- cookies a podobné technologie – podrobněji viz kapitola Používání cookies a Zásady používání cookies
Účel a právní základ zpracování
Osobní údaje zpracováváme vždy pouze v rozsahu nezbytném pro splnění konkrétního účelu a na základě právního titulu dle GDPR. V souvislosti s organizací offline eventů a pokerových tematických večerů využíváme vaše údaje zejména k následujícím účelům:
1. Organizace a realizace akcí
Vaše identifikační a kontaktní údaje využíváme k přípravě a realizaci vámi objednané akce – ať už jde o firemní akci, teambuilding, firemní večírek, oslavu narozenin, soukromou oslavu, tematický večer nebo pokerový večer s offline pokerovým stolem a karetním salonkem.
Právní základ: zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
2. Komunikace s vámi
Komunikujeme s vámi prostřednictvím e-mailu, telefonu nebo formuláře na webu v souvislosti s vaší poptávkou, přípravou programu, koordinací dodavatelů či změnami v harmonogramu akce.
Právní základ: náš oprávněný zájem na efektivní komunikaci s klienty a zájemci o služby a současně plnění smlouvy, pokud již byla uzavřena (čl. 6 odst. 1 písm. f) a b) GDPR).
3. Účetnictví a daňové povinnosti
Vybrané osobní údaje (zejména identifikační a fakturační údaje) zpracováváme pro účely vystavování daňových dokladů, vedení účetnictví a plnění zákonných povinností.
Právní základ: splnění právní povinnosti, která se na nás vztahuje (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
4. Ochrana práv a oprávněných zájmů
V odůvodněných případech mohou být osobní údaje použity k ochraně našich práv a oprávněných zájmů, například při řešení reklamací, vymáhání pohledávek nebo při ochraně proti nárokům třetích stran.
Právní základ: oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
5. Marketingová a obchodní komunikace
Na základě vašeho souhlasu vám můžeme zasílat vybrané informace o novinkách v naší nabídce, inspiraci pro firemní večírky, teambuildingové programy, tematické večery nebo pokerové tematické večery, případně editorial obsah z naší sekce Editorial.
Právní základ: váš souhlas se zasíláním obchodních sdělení nebo náš oprávněný zájem v případě stávajících klientů, kdy to umožňuje platná legislativa (čl. 6 odst. 1 písm. a) a f) GDPR). Souhlas můžete kdykoliv odvolat.
6. Zlepšování služeb a webové prezentace
Agregovaná a anonymizovaná data z cookies a analytických nástrojů využíváme k optimalizaci našich stránek, aby návštěvníci lépe našli informace o službách a typech akcí, které organizujeme, a mohli snadněji odeslat poptávku.
Právní základ: oprávněný zájem na zajištění bezpečného a uživatelsky přívětivého webu a váš souhlas s ne‑nezbytnými cookies (čl. 6 odst. 1 písm. f) a a) GDPR).
Sdílení a předávání osobních údajů
Osobní údaje nikdy neprodáváme třetím stranám. Abychom vám však mohli poskytnout kompletní organizaci akce na klíč včetně venue, cateringu, dekorací a zajištění pokerové atmosféry, spolupracujeme s ověřenými smluvními partnery. Osobní údaje jim zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu.
Příjemci osobních údajů
- Dodavatelé eventových služeb – provozovatelé prostor, cateringové společnosti, technické zabezpečení (světla, zvuk), dekoratéři, fotografové a další dodavatelé zapojení do organizace akce.
- Moderátoři a hosté programu – např. eventoví hostitelé či instruktoři pro teambuilding, kteří potřebují znát základní informace o charakteru akce, harmonogramu a počtu účastníků.
- Účetní a daňoví poradci – při zpracování účetnictví a plnění zákonných povinností.
- Poskytovatelé IT a analytických služeb – webhosting, e-mailové a CRM nástroje, analytické nástroje pro provoz webu, přičemž údaje jsou předávány pouze tam, kde je to nezbytné pro technický provoz a zabezpečení našich služeb.
- Orgány veřejné správy – pouze v případech, kdy nám tuto povinnost ukládá zákon nebo na základě úředního požadavku.
Předávání do třetích zemí
V zásadě se snažíme, aby osobní údaje byly zpracovávány v rámci Evropské unie nebo Evropského hospodářského prostoru. Pokud by došlo k výjimečnému předání údajů mimo EU/EHP (například v souvislosti s využitím některých cloudových služeb), děje se tak pouze při dodržení odpovídajících záruk ochrany dle GDPR (zejména standardní smluvní doložky nebo ekvivalentní mechanismy).
Doba uchovávání osobních údajů
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu, pro který byly získány, nebo po dobu, kterou vyžadují právní předpisy. Doba uchovávání se liší podle konkrétního typu zpracování:
Obchodní a smluvní dokumentace
Údaje spojené s uzavřením smlouvy, fakturací a realizací konkrétní akce uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a dále obvykle 10 let od ukončení spolupráce v souladu s účetními a daňovými předpisy.
Komunikace a poptávky
E-mailovou a další komunikaci týkající se poptávky nebo přípravy akce uchováváme po dobu maximálně 3 let od posledního kontaktu, pokud neuzavřeme smlouvu nebo pokud neexistuje jiný právní důvod pro delší uchování.
Marketingová komunikace
Osobní údaje zpracovávané na základě vašeho souhlasu pro účely zasílání obchodních sdělení uchováváme do doby, než souhlas odvoláte, nejdéle však 3 roky od jeho udělení nebo poslední prokazatelné interakce.
Údaje o účastnících akcí
Seznamy účastníků, seating plány a další organizační údaje vztahující se k jednorázové akci uchováváme zpravidla po dobu maximálně 12 měsíců od proběhnutí akce, není‑li nutné delší uchování kvůli ochraně našich práv či plnění právních povinností.
Technická a analytická data
Doba uchovávání technických dat a cookies je omezena jejich povahou a nastavením použitého nástroje. Podrobnosti jsou uvedeny v Zásadách používání cookies.
Práva subjektů údajů
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte podle GDPR a souvisejících právních předpisů řadu práv. Vždy se snažíme vyjít vstříc a vaše požadavky vyřizovat transparentně a v zákonných lhůtách.
Právo na přístup
Máte právo vědět, jaké osobní údaje o vás zpracováváme, za jakým účelem, z jakého zdroje byly získány, komu byly zpřístupněny a jak dlouho je plánujeme uchovávat. Na vyžádání vám tyto informace poskytneme v přehledné podobě.
Právo na opravu
Pokud zjistíte, že vaše údaje jsou nepřesné nebo neúplné (například špatně uvedené jméno, e-mail či firemní údaje), máte právo požadovat jejich opravu nebo doplnění.
Právo na výmaz
V určitých případech můžete žádat o výmaz svých osobních údajů (například pokud již nejsou potřebné pro daný účel, odvolali jste souhlas nebo došlo k nezákonnému zpracování). Ne vždy však můžeme vašemu požadavku vyhovět, pokud nám v tom brání zákonná povinnost údaje uchovávat.
Právo na omezení zpracování
Máte právo požadovat omezení zpracování, pokud např. popíráte přesnost údajů, domníváte se, že zpracování je nezákonné, ale nepřejete si jejich výmaz, nebo pokud vznesete námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu.
Právo na přenositelnost údajů
Za určitých podmínek máte právo získat osobní údaje, které se vás týkají a které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a případně je předat jinému správci.
Právo vznést námitku
Pokud zpracováváme vaše údaje na základě oprávněného zájmu (například pro základní marketing a ochranu našich práv), máte právo z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace kdykoliv vznést námitku proti takovému zpracování. V takovém případě zpracování ukončíme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody převažující nad vašimi zájmy a právy.
Právo odvolat souhlas
Pokud zpracováváme osobní údaje na základě vašeho souhlasu (např. k zasílání newsletteru s inspirací pro firemní večírek nebo pokerový tematický večer), máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Domníváte‑li se, že vaše osobní údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
Web: https://www.uoou.cz
Před podáním stížnosti nás můžete nejprve kontaktovat, abychom se pokusili vyřešit váš podnět společně a co nejrychleji.
Zabezpečení osobních údajů
Ochrana osobních údajů je nedílnou součástí našeho přístupu k organizaci akcí. Stejně jako věnujeme pozornost detailům atmosféry na vašem firemním večírku nebo pokerovém večeru, pečlivě dbáme také na bezpečnost informací, které nám svěřujete.
Organizační opatření
- přístup k osobním údajům mají pouze pověřené osoby, které je potřebují pro výkon své práce (například event manažeři připravující harmonogram akce nebo koordinátoři spolupracujících dodavatelů),
- zaměstnanci a spolupracovníci jsou vázáni povinností mlčenlivosti,
- osobní údaje s citlivější povahou (např. informace o alergiích v souvislosti s cateringem) sdílíme jen v nezbytném rozsahu a pouze s relevantními dodavateli.
Technická opatření
- využíváme zabezpečené servery a pravidelné aktualizace softwaru,
- přístup k systémům je chráněn silnými hesly a vhodnými autentizačními mechanismy,
- přenos dat probíhá, kde je to možné, prostřednictvím šifrovaných spojení (HTTPS),
- pravidelně monitorujeme základní bezpečnostní parametry našich systémů a pracujeme s renomovanými IT partnery.
Přestože se snažíme přijímat přiměřená opatření odpovídající charakteru našich služeb, žádný systém nemůže zaručit absolutní bezpečnost. V případě, že bychom zaznamenali bezpečnostní incident s dopadem na vaše osobní údaje, budeme postupovat v souladu s GDPR včetně případného oznámení dozorovému úřadu a dotčeným osobám.
Změny zásad ochrany osobních údajů
Tyto zásady ochrany osobních údajů můžeme čas od času aktualizovat, zejména pokud dojde ke změnám v právních předpisech, povaze našich služeb nebo v používaných technologiích. Aktuální verze je vždy zveřejněna na této stránce.
V případě významnějších změn, které by mohly mít dopad na vaše práva, vás na úpravy upozorníme vhodným způsobem – například zřetelným oznámením na webu nebo e‑mailem, pokud s námi máte aktivní smluvní vztah nebo jste nám k tomu udělili souhlas.
Doporučujeme vám proto tuto stránku průběžně sledovat, zejména před zadáním nové poptávky na organizaci firemní akce, teambuildingu, soukromé oslavy či pokerového tematického večera.
Kontakt pro uplatnění práv a dotazy
Máte‑li jakékoliv dotazy, připomínky nebo požadavky týkající se zpracování vašich osobních údajů v souvislosti s organizací akcí, offline pokerových večerů nebo jiných služeb, které poskytuje eventová agentura Top Corner CZ, můžete se na nás kdykoliv obrátit.
Jak nás kontaktovat
E-mail pro oblast ochrany osobních údajů: [email protected]
Obecné dotazy a poptávky akcí: kontaktní formulář
Při uplatňování práv prosím uveďte své identifikační a kontaktní údaje a co nejpřesnější popis vašeho požadavku (např. žádost o výmaz, opravu údajů, námitku proti zpracování apod.). Pomůže nám to váš požadavek vyřídit rychle a efektivně, abyste se mohli v klidu soustředit na přípravu vašeho dalšího firemního večírku, teambuildingu nebo pokerového tematického večera.